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MODUS
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Wir nehmen Ihnen die Verwaltungsarbeit ab.

Belege und Unterlagen einsammeln, auf Vollständigkeit prüfen, bei Mandanten und Kunden nachfassen, Fragen zum Stand beantworten. Neben Ihren bestehenden Systemen, mit Freigabe durch Ihr Team.

Welcher Ablauf hält Ihr Team auf?

Gespräch vereinbarenSo arbeiten wir

Gegründet von Nicolai SchmidFür Steuerkanzleien sowie Finanz- und Versicherungsmakler

BelegeingangFreigabemodus
  1. Eingang12
  2. Zuordnung9
  3. Prüfung2
  4. Rückfrage1
  5. Freigabe1
  6. Übergabe27

  • Mandant 1042 · Belege September

    38 Belege erkannt, 36 zugeordnet

    Freigabe

    Rückfrage zu 2 Belegen ohne Rechnungsnummer wartet auf Freigabe

  • Mandant 0877 · Lohnunterlagen

    Vollständig, Fristen geprüft

    Übergabe

    Übergabe an die Lohnabrechnung vorbereitet

  • Mandant 1133 · Jahresabschluss

    Unterlagenliste erstellt, 5 von 12 eingegangen

    Rückfrage

    Erinnerung an den Mandanten geplant

  • Mandant 0914 · Belege September

    41 Belege, 3 Zuordnungen unklar

    Prüfung

    Unklare Zuordnungen an die Sachbearbeitung

Freigabe erforderlich

Rückfrage an Mandant 1042: zwei Belege ohne Rechnungsnummer. Entwurf im Ton der Kanzlei, kein Versand ohne Freigabe.

Beispielhafte Darstellung, keine Kundendaten.

Für Kanzleien und Maklerbüros. Jeder Fall braucht Unterlagen, und jemand muss sie einsammeln.

Das System bereitet vor. Ihr Team entscheidet.

Jeder Ablauf startet im Freigabemodus. Was nach außen geht, gibt jemand aus Ihrem Team frei; was unklar ist, landet mit Kontext bei der zuständigen Person.

  • Unterlagen anfordern

    Das System

    Erstellt die Liste je Fall, Mandant oder Bank und fordert gezielt an.

    Ihr Team

    Legt fest, was ein Fall braucht.

  • Eingang und Zuordnung

    Das System

    Erkennt Dokumente aus E-Mail, Upload und Portal und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu.

    Ihr Team

    Klärt Zuordnungen, die das System nicht sicher treffen kann.

  • Vollständigkeit prüfen

    Das System

    Prüft gegen die Checkliste des Falls und erkennt fehlende Angaben und Widersprüche.

    Ihr Team

    Beurteilt Sonderfälle fachlich.

  • Nachfassen

    Das System

    Entwirft Rückfragen im Ton Ihres Hauses und hält nach, bis alles da ist.

    Ihr Team

    Gibt jede Rückfrage frei, bevor sie rausgeht.

  • Fragen zum Stand

    Das System

    Beantwortet wiederkehrende Fragen zum Stand aus den Daten des Vorgangs.

    Ihr Team

    Führt das Gespräch, sobald Beratung gefragt ist.

Welcher dieser Abläufe kostet Sie am meisten Zeit?

Abläufe aus der Tabelle

So fangen wir an. Ein Ablauf zuerst, gemessen bei Ihnen.

  1. Analyse

    Wir sehen uns einen Ablauf bei Ihnen an: Mengen, Beteiligte, Systeme, Grenzen.

    Sie erhalten: Ist-Ablauf, Zielablauf, Ausgangswerte und eine Empfehlung für den ersten Pilot.

  2. Pilot im Freigabemodus

    Wir bauen den Ablauf in Ihren Systemen. Ihr Team gibt jeden Schritt frei, der nach außen geht.

    Sie erhalten: Einen laufenden Ablauf mit Prüfungen, Protokoll und Vorher-nachher-Messung.

  3. Laufender Betrieb

    MODUS betreibt, überwacht und verbessert den Ablauf. Ausnahmen gehen an die zuständige Person.

    Sie erhalten: Laufende Messung von Durchlaufzeit, Rückfragen und Ausnahmen.

  4. Weitere Abläufe

    Bewährte Abläufe werden verbunden, für ein Team oder das ganze Haus.

    Sie erhalten: Weitere Abläufe mit denselben Freigaben und demselben Protokoll.

Die Analyse beginnt mit Ihrem Ablauf. Beschreiben Sie ihn hier.

Der Ansatz im Detail

Die Kontrolle bleibt bei Ihnen. Jeder Schritt ist nachvollziehbar.

  • Freigabe vor Versand

    Rückfragen, Antworten und Einreichungen gehen erst raus, wenn jemand aus Ihrem Team sie freigegeben hat.

  • Protokoll für jeden Vorgang

    Jede Aktion wird mit Zeitpunkt, Quelle und Ergebnis festgehalten. Fehler lassen sich bis zu ihrem Auslöser zurückverfolgen.

  • DSGVO und Berufsrecht

    Verarbeitung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und einer Verschwiegenheitsverpflichtung. Ihre Berufspflichten legen fest, welche Daten das System sieht.

  • Ihre Systeme bleiben

    DATEV, Maklerverwaltungsprogramm, Plattformen und Postfach bleiben, wie sie sind. Wie der Ablauf an sie anschließt, legt die Analyse fest.

Was darf bei Ihnen nicht ohne Freigabe rausgehen?

Wir bauen Unternehmen, in denen KI die operative Arbeit übernimmt. Angefangen bei unserem eigenen.

Nicolai Schmid
Nicolai Schmid

Gründer von MODUS

Nicolai Schmid hat bei apex, der KI-Einheit von COSMO CONSULT, das AI-Engineering-Team aufgebaut und geleitet: Multi-Agent-Systeme, Evaluation-Frameworks, Inference-Infrastruktur. Heute verantwortet er die Produktarchitektur von COSMA. Im ersten Gespräch sprechen Sie mit ihm.

„Das Modell ist selten das Problem. Entscheidend ist, ob etwas im Ablauf den Fehler fängt, ob ein Mensch am Ende klickt, und ob der Fachmann versteht, was passiert.“

Bei MODUS laufen über Agenten

  • Leadqualifizierung
  • Angebote
  • Nachfassen
  • Projektabwicklung
  • Buchhaltung
  • Pflege dieser Website

Was möchten Sie über MODUS und Nicolai Schmid wissen?

Was Kanzleien und Makler zuerst fragen.

Wie gehen Sie mit Verschwiegenheit und Datenschutz um?

Berufsrecht und DSGVO bestimmen, was das System verarbeiten darf. Daten bleiben in Ihren Systemen oder werden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet. Jede Aktion wird protokolliert, und jeder Schritt nach außen braucht eine Freigabe. Das halten wir in der Analyse schriftlich fest, bevor etwas gebaut wird.

Müssen wir unsere Software wechseln?

Nein. Der Ablauf wird um Ihre bestehenden Systeme herum gebaut: Kanzleisoftware, Maklerverwaltungsprogramm, Plattformen, Dokumentenmanagement und E-Mail. Wie er an sie anschließt, legt die Analyse fest.

Was kostet das?

Eine einmalige Gebühr für Aufbau und Anbindung, dazu eine laufende Gebühr für Betrieb, Überwachung und Verbesserung. Den konkreten Vorschlag erhalten Sie nach der Analyse.

Womit fangen wir an?

Mit einem Ablauf, der oft genug vorkommt, um ihn zu messen, und eng genug ist, um ihn schnell in Betrieb zu nehmen. Typisch sind der Belegeingang, die Unterlagen für eine Finanzierung oder Rückfragen an Mandanten und Kunden. Die Analyse wählt ihn aus.

Was passiert, wenn das System etwas nicht weiß?

Der Vorgang geht als Ausnahme an die zuständige Person, mit Kontext und einem Vorschlag. Wiederholt sich eine Ausnahme, verbessern wir Regeln, Kontext oder Prüfungen.

Ihre Frage ist nicht dabei?

Welcher Ablauf kostet Ihr Team heute am meisten Zeit?

Darüber sprechen wir im ersten Gespräch. Danach wissen Sie, ob sich eine Analyse lohnt.

Gespräch vereinbaren

Oder per E-Mail: hallo@nicolaischmid.com